Gemini menyarankan, HR memutuskan: kolaborasi AI untuk rekrutmen yang transparan

Satu lowongan bisa memiliki ratusan CV.

Di sebagian besar perusahaan Indonesia yang bekerja sama dengan kami, rekrutmen masih dikerjakan secara manual: nama jabatan yang tidak menjelaskan pekerjaannya, lowongan yang dipasang di beberapa job protal, CV yang dibaca terlambat, wawancara yang diingat daripada dinilai secara objective, dan penawaran kerja yang sebulan kemudian belum bisa dijelaskan siapa pun. Kandidat menunggu berminggu-minggu tanpa jawaban. Pemilik perusahaan bertanya-tanya apakah mereka memilih pelamar terbaik, atau hanya yang paling mereka ingat.

Di DataKita kami membangun sistem HR dan payroll (HRKita) untuk perusahaan Indonesia.  Melalui event Google Cloud AI Builder Cup, kami mengajukan satu pertanyaan: bagaimana jika setiap keputusan rekrutmen didampingi rekan kerja yang membaca, mempelajari, menyimpan bukti, dan menjelaskan sarannya, sementara keputusan tetap diambil mutlak oleh Tim HR?

Aturan yang kami tetapkan di dalam sistem

1. Gemini mengusulkan; HR memutuskan. Di setiap tahap, AI memberi usulan dan orang yang ditunjuk yang memilih. Tidak ada kandidat yang dilanjutkan atau ditolak secara otomatis.
2. Setiap skor menunjuk buktinya. Angka tanpa bukti dari CV, baris rubrik tes, atau catatan wawancara tidak ditampilkan.
3. AI tidak pernah melihat hal yang tidak boleh dinilainya. Nama, foto, usia, jenis kelamin, agama, status perkawinan, dan ekspektasi gaji dihapus sebelum data dikirim ke AI.

Satu proses rekrutmen, langkah demi langkah

Contoh salah satu rekanan kami: sebuah perusahaan merekrut Supervisor Akuntansi.

Informasi  Jabatan yang disusun bersama. Rekruter mengetik nama jabatan "Supervisor Akuntansi".  Dalam hitungan detik, Gemini mengusulkan uraian lengkap: aktivitas dari jabtatan dan jobdesknya (menutup buku bulanan, merekonsiliasi kas, memeriksa jurnal), target 90 hari, dan persyaratan dalam tiga kondisi. Rekruter menyesuaikannya: menghapus satu persyaratan, menambah tugas perpajakan setempat, dan menulis ulang targetnya. Sistem menampilkan usulan AI berdampingan dengan perubahan dari rekruter, dan tidak ada yang berlanjut sebelum rekruter menyetujuinya. Sejak saat itu, uraian yang telah disetujui,  yang menjadi dasar iklan lowongan, tes, dan setiap skor. Pengetahuan itu menjadi milik organisasi perusahaan.

Melamar dari mobile link. Kandidat melamar dalam sekitar lima menit: beberapa pertanyaan screening, data diri, CV, dan persetujuan yang jelas. Setelah itu ada tes singkat yang disusun dari aktivitas jabatan tersebut: untuk jabatan ini, studi kasus Excel berisi jurnal, arus kas, dan neraca yang mengandung kesalahan untuk ditemukan dan diperbaiki. Kandidat dapat mengerjakannya saat itu juga, atau nanti di laptop dalam waktu 48 jam.

Screening. Gemini menilai CV terhadap uraian jabatan yang telah disetujui, dengan mengutip CV untuk setiap penilaian, lalu menilai jawaban tes terhadap rubriknya. Seorang peninjau mengonfirmasi. Kandidat harus lulus kedua bagian untuk melanjutkan.

Wawancara sebagai tim. Setelah Wawancara 1, Gemini menghitung ulang dan merekomendasikan apakah kandidat dilanjutkan, beserta alasannya untuk kedua kemungkinan. Rekruter memilih salah satu dari jawaban AI atau menentukan ulang keputusan HR. Manajer perekrut menilai Wawancara 2 melalui link di mobile, tanpa melihat skor orang lain lebih dulu. Begitu skor masuk, rekomendasi untuk HR diperbarui, dan diskusi final baru dimulai setelah semua penilai memberi skor tanpa saling melihat.

Keputusan dan penawaran kerja. Berdasarkan bukti yang ada, Gemini mengusulkan posisi penawaran di dalam rentang gaji; aplikasi mengubahnya menjadi rupiah di samping anggaran, dan pemilik perusahaan yang memutuskan. Gemini menyusun draf surat penawaran dan pemberitahuan penolakan, lalu seseorang yang mengirimkannya.

Menjaga keadilan, menjaga kejujuran

Kami segera belajar bahwa menghapus nama dan foto saja tidak cukup. Orang menulis hal seperti "sebagai ibu dua anak" di dalam riwayat pekerjaannya. Karena itu, seseorang membaca teks yang telah disamarkan sebelum apa pun dikirim ke Gemini, dan hanya bagian CV yang berisi bukti yang dikirim.

Kandidat tidak pernah melihat skor. Mereka melihat tahap proses, langkah berikutnya beserta tanggalnya, dan mereka selalu mendapat jawaban.

Apa yang berubah

Pada data sintetis, dan diberi label sebagai data sintetis:

• waktu dari lamaran masuk hingga jawaban pertama: [sebelum → sesudah];
• menit kerja rekruter per CV: [sebelum → sesudah];
• keputusan yang disertai alasan tertulis: [sebelum → sesudah].

Cara sistem ini dibangun

Satu layanan Cloud Run; Gemini melalui Google Gen AI SDK untuk uraian jabatan, iklan dan unggahan lowongan, penilaian CV dan tes, serta rekomendasi di setiap tahap; penyimpanan untuk CV dan jawaban tes. 

Yang saya pelajari

Bagian tersulit bukanlah membuat model menilai CV, melainkan menentukan apa yang tidak boleh dilakukannya, dan membangun guard railsnya.

#AI hiring, Gemini, Google Cloud AI Builder Cup, Future of Work, recruitment, explainable AI, fair hiring, HR tech Indonesia