Desain HR untuk multi-vendor outsourcing: siapa memegang data siapa
Satu pabrik, tiga vendor alih daya, satu mesin absensi. Jika tidak ditetapkan siapa memegang data apa, tiga payroll salah dengan cara berbeda di bulan yang sama.
Di pabrik dan jaringan depo, karyawan sendiri dan pekerja dari dua atau tiga vendor alih daya sering memindai mesin absensi yang sama dan bekerja di line yang sama. Setiap bulan, tiga tim payroll di tiga perusahaan lalu menghitung dari tiga salinan data yang berbeda. Masalahnya bukan software: desain HR untuk multi-vendor outsourcing dimulai dengan menetapkan siapa memegang data apa.
Setiap jenis data di multi-vendor outsourcing punya satu sumber kebenaran
| Data | Sumber kebenaran | Penerima | Alasannya |
|---|---|---|---|
| Identitas dan kontrak | Vendor (pemberi kerja) | Pengguna: nama, NIK, penempatan saja | Vendor yang bertanggung jawab hukum atas kontrak dan BPJS |
| Jadwal shift dan absensi | Pengguna (pemilik mesin dan line) | Vendor: file per periode, per vendor | Kenyataan kerja terjadi di lokasi pengguna |
| Lembur (SPKL) | Pengguna: perintah dan persetujuan | Vendor: realisasi yang disetujui | Yang memerintahkan lembur yang menyetujuinya |
| Skema gaji dan payroll | Vendor | Pengguna: rekap biaya per penempatan | Upah adalah hubungan vendor dan karyawannya |
| Disiplin dan SP | Vendor, dengan laporan dari pengguna | — | Sanksi hanya sah dari pemberi kerja |
Aliran bulanan mengunci absensi tanggal 20 dan payroll vendor tanggal 25
- Tanggal 1: vendor mengirim daftar penempatan aktif (masuk, keluar, pindah line).
- Sepanjang bulan: pengguna mengajukan dan menyetujui SPKL di sistemnya; karyawan vendor mengonfirmasi di kios yang sama dengan karyawan sendiri.
- Tanggal 20: pengguna memvalidasi absensi per vendor dan menguncinya.
- Tanggal 21: pengguna mengirim file absensi dan realisasi lembur, satu file per vendor, yang hanya berisi orang vendor itu.
- Tanggal 25: vendor menjalankan payroll; rekap biaya per penempatan kembali ke pengguna sebagai dasar pemeriksaan tagihan.
Tiga kesalahan desain membuka sengketa dan risiko UU PDP
- Pengguna menyimpan gaji karyawan vendor. Langkah ini tidak perlu, dan berbahaya di bawah UU PDP: pengguna menjadi pengendali data yang bukan urusannya. Rekap biaya sudah cukup.
- Vendor mendapat seluruh file absensi. Vendor A melihat jam kerja orang vendor B. Pemisahan per vendor bukan kesopanan; itu kewajiban.
- Vendor yang menyetujui lembur. Vendor tidak ada di lantai produksi. Persetujuan di vendor berarti persetujuan setelah kejadian, dan seluruh nilai SPKL hilang.
Baca kewajiban perlindungan data karyawan di halaman keamanan data dan UU PDP.
Tabel pemilik data harus tertulis di perjanjian alih daya
Lampirkan tabel di atas pada perjanjian alih daya, dengan nama jabatan pemilik data di kedua pihak. Sengketa tagihan hampir selalu bermula dari baris tabel yang tidak pernah ditulis.
Di HRKita, karyawan vendor ikut SPKL yang sama dan diekspor per vendor
Untuk perusahaan alih daya, HRKita memisahkan perusahaan dan brand dengan hak akses per perusahaan: satu pengguna hanya melihat kliennya sendiri. Di sisi pabrik pengguna, sistem mengenali karyawan vendor dari vendor dan penempatannya. Mereka ikut SPKL dan kios yang sama, dan datanya diekspor per vendor saat validasi absensi. Penagihan antara vendor dan pengguna tetap di sistem keuangan masing-masing; HRKita menyediakan rekap yang bisa dicocokkan keduanya. Lihat solusi HRKita untuk alih daya.