Penyesuaian skema gaji massal per depo: menaikkan gaji 600 orang tanpa mengedit 600 baris
Saat upah minimum berubah per kabupaten, Anda menyesuaikan skema gaji per depo, bukan ribuan baris karyawan: usulan, simulasi biaya, persetujuan, lalu penerapan pada tanggal berlaku.
Setiap Januari, distributor dengan 25 depo di delapan kabupaten menerima delapan angka upah minimum baru, masing-masing untuk depo yang berbeda, dengan skema tunjangan yang juga berbeda per brand. Jika setiap karyawan adalah satu baris yang diedit, Januari menjadi bulan dengan kesalahan payroll terbanyak. Penyesuaian skema gaji massal per depo memindahkan pekerjaan itu: yang Anda edit adalah skemanya, bukan orangnya.
Gaji mengikuti skema, sehingga satu penyesuaian mengubah semua orang di dalamnya
Di HRKita, gaji seseorang bukan angka yang berdiri sendiri. Gaji mengikuti skema yang ditetapkan untuk kombinasi depo, brand, dan golongan. Skema menyimpan gaji pokok dan setiap komponen tunjangan, dengan penanda tetap atau tidak tetap. Saat Anda menyesuaikan skema, semua orang di dalamnya ikut berubah pada tanggal yang sama, dengan angka yang sama.
Penyesuaian massal berjalan dalam lima tahap, dari usulan sampai audit
- Usulan. HR memilih depo atau brand, komponen yang berubah, dan caranya: nilai baru, kenaikan persen, atau kenaikan nominal. HR juga menetapkan tanggal berlaku.
- Simulasi. Sistem memperlihatkan daftar orang yang terdampak, gaji lama, gaji baru, dan total tambahan biaya per bulan per depo. Angka inilah yang dibawa ke pemilik.
- Persetujuan. Usulan disetujui berjenjang. Usulan yang ditolak tersimpan sebagai usulan yang ditolak, dengan alasannya.
- Penerapan. Pada tanggal berlaku, skema baru menggantikan skema lama. Skema lama tetap terbaca untuk periode sebelumnya, sehingga rapel dan koreksi menghitung dari angka yang benar.
- Audit. Sistem mencatat setiap perubahan skema: siapa mengusulkan, siapa menyetujui, dan dari nilai berapa ke berapa.
Tiga kasus yang paling sering muncul memakai alur yang sama
- UMK baru per kabupaten. HR membuat satu usulan per depo. Gaji pokok golongan terendah naik ke UMK baru, dan grade di atasnya mengikuti struktur upah, bukan ikut naik dengan persen yang sama.
- Tunjangan baru untuk satu brand. HR menambahkan komponen ke skema brand itu saja; brand lain tidak tersentuh.
- Migrasi dari skema lama. Saat dua depo digabung, HR memindahkan orang ke skema baru dengan simulasi selisih per nama sebelum usulannya disetujui.
Persiapan sebelum Januari menentukan apakah penyesuaiannya benar
- Daftar depo dengan kabupatennya yang benar, karena UMK mengikuti kabupaten tempat kerja.
- Struktur upah yang menyatakan bagaimana grade di atas minimum bergerak ketika minimum naik. Tanpa itu, kenaikan UMK meratakan seluruh struktur dalam tiga tahun.
- Satu keputusan pemilik tentang tanggal berlaku dan rapel bila keputusan terlambat.
Sistem tidak menyimpan tabel UMK resmi per kabupaten. HR memasukkan angka UMK dari keputusan gubernur setiap tahun. Insentif penjualan yang dihitung dari target adalah komponen terpisah yang dijalankan per klien sesuai skemanya, dan tidak termasuk penyesuaian massal ini.
Di HRKita, pemilik memutuskan dari angka simulasi yang sama dengan yang diterapkan
Pemilik menerima satu tabel: depo, jumlah orang terdampak, tambahan biaya per bulan, dan tambahan biaya setahun termasuk dampaknya ke THR. Tabel itu dihasilkan simulasi, bukan disusun ulang di Excel, sehingga pemilik memutuskan dari angka yang sama dengan yang akan diterapkan. Dampak ke iuran BPJS pemberi kerja ditambahkan HR dari perhitungan di luar sistem, karena iuran BPJS di HRKita dihitung di luar sistem lalu diunggah per periode (lihat penjelasan dan kalkulator BPJS).
Selisih antara simulasi dan realisasi payroll Januari seharusnya nol. Jika tidak nol, ada orang yang berpindah skema di antara keduanya, dan perpindahan itu tercatat di jejak audit. Lihat cara skema dan payroll terhubung di halaman Core HR & Payroll, atau jadwalkan demo dengan membawa daftar depo Anda.