Pengingat habis kontrak PKWT harus otomatis: ini bentuk yang bekerja
Kontrak PKWT yang melewati tanggal berakhir tanpa keputusan membawa konsekuensi hukum. Register per periode dan daftar 30/60/90 hari per unit membuat ratusan tanggal berakhir terkelola tanpa kejutan.
Setiap PKWT memiliki jangka waktu, dan Anda harus memutuskan perpanjangan atau pengakhirannya sebelum tanggal itu tiba. Di pabrik atau perusahaan alih daya dengan ratusan kontrak yang berakhir pada tanggal berbeda, pengingat manual pasti terlambat di suatu titik, dan kontrak yang terus berjalan melewati batasnya berisiko dibaca sebagai PKWTT, sehingga uang yang harus dibayar berubah dari kompensasi menjadi pesangon. Karena itu pengingat habis kontrak PKWT harus otomatis: dibangun dari register kontrak per periode dan dikirim ke kepala unit yang memutuskan.
Spreadsheet kalah karena tanggal berakhir disimpan per orang
Spreadsheet bisa menghitung tanggal. Ia kalah karena tiga hal. Pertama, tanggal berakhir disimpan per orang, bukan per periode kontrak, sehingga perpanjangan menimpa riwayat. Kedua, tidak ada orang yang bertugas membukanya setiap minggu. Ketiga, daftarnya tidak sampai ke orang yang harus memutuskan, yaitu kepala unit yang mengenal karyawannya.
Pengingat PKWT yang bekerja memiliki lima unsur
- Register kontrak per periode. Satu baris per periode kontrak: tanggal mulai, tanggal berakhir, jenis, dan upah dasar saat itu. Karyawan yang diperpanjang dua kali memiliki tiga baris, bukan satu baris yang tanggalnya diubah.
- Daftar 30/60/90 hari per unit. Sistem menerbitkannya otomatis pada tanggal yang tetap setiap bulan dan mengirimnya ke kepala unit, bukan hanya ke HR. Kepala unit melihat nama-nama yang menjadi tanggung jawabnya.
- Riwayat perpanjangan. Jumlah perpanjangan dan total masa terlihat per orang, sehingga batas jangka waktu tidak terlewati tanpa disadari.
- Keputusan tercatat. Setiap nama di daftar ditutup dengan satu dari tiga keputusan: diperpanjang, tidak diperpanjang, atau diangkat menjadi PKWTT. Nama yang belum diputuskan pada H-14 muncul sebagai pengecualian.
- Tautan ke evaluasi dan payroll. Keputusan memperpanjang membuat periode baru di register; keputusan mengakhiri memicu perhitungan kompensasi dari komponen upah bertanda tetap.
Setiap peran membaca daftar yang berbeda, pada waktu yang berbeda
| Peran | Yang dilihat | Kapan |
|---|---|---|
| Kepala unit | Nama di unitnya yang berakhir 60 hari ke depan, dengan tombol evaluasi | Tanggal 5 setiap bulan |
| HR | Semua unit; nama tanpa keputusan pada H-14; total masa per orang | Setiap hari kerja |
| Payroll | Kontrak yang berakhir bulan ini dengan kompensasi terhitung | Sebelum tutup buku |
| Pemilik | Persentase kontrak yang diputuskan ≥ 30 hari sebelum berakhir, per unit | Bulanan |
Satu angka menunjukkan apakah pengingatnya bekerja
Pantau persentase kontrak yang keputusannya tercatat paling lambat 30 hari sebelum tanggal berakhir. Di pabrik yang baru memasang register, angka ini biasanya mulai di bawah separuh dan naik ke atas 90 persen dalam tiga bulan begitu daftar sampai ke kepala unit. Angka yang tetap rendah menunjuk pada pemetaan kepala unit yang salah, bukan pada karyawannya.
Di HRKita, register kontrak dan pengingat adalah bagian dari data karyawan
Register kontrak per periode, daftar kontrak berakhir per unit, dan pengingatnya tersimpan di data karyawan HRKita, dan evaluasi kontrak berjenjang membaca register yang sama. Pengingat tidak menggantikan keputusan. Ia memastikan orang yang tepat memutuskan sebelum tanggalnya, dan keputusan itu tercatat. Lihat register dan pengingat kontrak di modul Core HR dan payroll, dan alur evaluasinya di modul kinerja dan evaluasi.