PAF digital: satu jalur tercatat untuk mutasi, promosi, dan perubahan gaji
Personnel Action Form (PAF) menyatukan pengajuan, persetujuan berjenjang, dan perubahan data karyawan dalam satu jalur, sehingga setiap perubahan gaji punya pengaju, penyetuju, dan tanggal.
Di jaringan depo, seorang kepala cabang meminta salesnya dipromosikan menjadi supervisor dengan gaji baru. Permintaan itu lewat pesan singkat ke HR pusat, HR membuat memo, direktur memaraf, payroll mengubah skema, dan tiga bulan kemudian tidak ada yang bisa menemukan siapa yang menyetujui angka gajinya. Personnel Action Form (PAF) digital mengubah rantai itu menjadi satu jalur yang tercatat.
PAF digital adalah satu formulir untuk setiap perubahan data inti karyawan
PAF mencakup setiap tindakan kepegawaian yang mengubah data inti karyawan: mutasi antar depo atau brand, perubahan jabatan, promosi dan demosi, penyesuaian gaji pokok atau tunjangan, dan perubahan status kontrak. Pengaju membuat formulir, HR memeriksanya, dan penyetuju menyetujuinya menurut jenjang yang ditetapkan. Pada saat formulir disetujui, sistem menerapkan perubahan datanya; payroll tidak mengetik ulang.
Lima tahap membawa perubahan dari pengajuan sampai arsip
- Pengajuan. Pengaju memilih karyawan dan jenis tindakan. Formulir menampilkan data saat ini di sebelah kiri dan data yang diusulkan di sebelah kanan, sehingga selisihnya terlihat sebelum ada yang menandatangani.
- Pemeriksaan HR. HR memeriksa kelengkapan dokumen, kesesuaian dengan struktur gaji, dan tanggal berlaku.
- Persetujuan berjenjang. Jenjang mengikuti jenis tindakan dan besarannya: promosi dengan kenaikan di atas ambang tertentu naik ke direktur, sedangkan mutasi antar depo cukup disetujui kepala wilayah. Setiap tahap mencatat siapa, kapan, dan catatan apa.
- Penerapan. Pada tanggal berlaku, data karyawan dan skema gajinya berubah otomatis. Payroll periode berikutnya membaca data baru.
- Arsip. PAF yang selesai menjadi bagian file karyawan. Riwayat jabatan dan gaji tersusun dari PAF, bukan dari ingatan.
Setiap peran berhenti mengejar dan mulai memeriksa
| Peran | Sebelum | Dengan PAF |
|---|---|---|
| Kepala depo | Pesan singkat, tidak tahu statusnya | Mengajukan, melihat di tahap mana |
| HR pusat | Membuat memo, mengejar paraf | Memeriksa satu antrean |
| Direktur | Memaraf tumpukan kertas | Menyetujui yang di atas ambang saja |
| Payroll | Mengetik ulang perubahan | Tidak mengetik; memverifikasi |
Riwayat PAF menjawab sengketa gaji bertahun-tahun kemudian
Sengketa gaji dua tahun kemudian, pemeriksaan pengawas ketenagakerjaan, atau pertanyaan pemilik "sejak kapan dia digaji segini" dijawab oleh riwayat PAF. Setiap perubahan punya pengaju, penyetuju, tanggal, dan alasan. Riwayat itu tidak bisa disunting; HR mengoreksinya dengan PAF baru yang merujuk PAF lama.
Contoh: mutasi dari depo Bekasi ke depo Karawang
Seorang sales dari depo Bekasi dipindah ke depo Karawang per tanggal 1 bulan depan. PAF-nya memuat depo lama dan baru, skema gaji lama dan baru (UMK Karawang berbeda), atasan baru, dan tanggal berlaku. Payroll bulan ini masih membaca Bekasi, dan bulan depan otomatis membaca Karawang. Kepala depo Karawang memvalidasi absensi bulan depan karena orang itu sudah ada di daftarnya. Tidak ada email dan tidak ada pengetikan ulang, dan riwayatnya menjawab pertanyaan enam bulan kemudian tentang mengapa gajinya berubah.
PAF mencatat keputusan, tidak membuat keputusan
PAF mengelola perubahan yang sudah diputuskan. Struktur gaji yang menentukan apakah angka promosi masuk rentang grade adalah pekerjaan terpisah, dan PAF hanya menandai ketika angka keluar dari rentang. Onboarding karyawan baru juga bukan PAF; proses masuk memakai formulirnya sendiri.
Di HRKita, jejak perubahan gaji sudah berjalan; formulir PAF penuh dibahas per klien
Di HRKita, sebagian jalur ini sudah berjalan: skema gaji dengan persetujuan berjenjang dan penyesuaian massal per depo, revisi gaji lewat workbook berversi, dan jejak audit yang mencatat siapa mengubah, kapan, nilai lama, dan nilai baru. Formulir PAF penuh, yaitu satu formulir untuk mutasi, promosi, dan perubahan status kontrak yang diterapkan otomatis pada tanggal berlaku, belum kami tampilkan sebagai fitur umum. Cara menjalankannya untuk jaringan depo Anda kami bahas per klien; tanyakan saat demo.